Standup Meeting é a reunião diária que a equipe faz. Cada membro responde basicamente três perguntas:

• O que você fez ontem?

• O que você fará hoje?

• O que está te atrapalhando?

Nessas reuniões diárias todos devem estar de pé – pra evitar que se prolongue –, e não deve chegar a meia hora (em média são menos de 15 minutos). A equipe deve procurar adaptar as perguntas, porque nem sempre as perguntas básicas são adequadas pro projeto.

Alguns sinais demonstram se a equipe está trabalhando bem nas reuniões diárias: todos devem estar interessados durante a reunião e não devem entrar em muitos detalhes para não tornar mais longa a reunião. Quando as reuniões forem rápidas, enérgicas e gerenciadas sem a presença do coach, a equipe estará no caminho certo.

Achar o equilíbrio nas reuniões diárias é uma arte. A seguir serão apresentadas algumas maneiras de melhorar tais reuniões.

Quem Deve Comparecer

A equipe inteira deve ir à standup meeting: desenvolvedores, testadores, designers, cliente, coach, e assim por diante. Em alguns projetos os stakeholders não podem falar nada nas standup meetings, mas essa idéia deve ser totalmente desencorajada! A equipe precisa se relacionar bem e sempre se manter atualizada com os clientes.

O foco das standup meetings é trabalhar no plano atual (plano da release) e é a hora ideal para os clientes passarem informações sobre o que estar por vir. Tais atualizações devem vir no fim da reunião.

O que não for interessante para a equipe inteira deve ser deixado de lado. Após a standup meeting as pessoas terão tempo pra discutir o que não for do interesse de todos.

Por Que Ficar de Pé

Ficar de pé nem sempre é confortável, e o motivo da reunião ser em pé é pra que não se prolongue muito. Há alguns casos em que há pessoas com necessidades especiais na equipe, e assim nem todos podem ficar de pé. A equipe deve achar alguma maneira de acomodar tal pessoa, para que ela se sinta parte da equipe – ela não deve ficar fora do círculo.

As standup meetings são preferivelmente feitas na sala da equipe, onde há um quadro branco e o quadro de tarefas. Standup meetings em outras salas devem ser evitadas para que não haja o tempo de ir e vir.

Não Desfoque

As standup meetings são feitas pra sincronizar os diferentes membros da equipe com seus trabalhos. A conversa na reunião deve se mantar focada no que foi planejado; não deve se desviar para algo que não tem a ver com o plano – como o que alguém fez no fim de semana ou nas férias. Caso necessário alguém pode lembrar a equipe dos objetivos das standup meetings.

Caso as pessoas estejam direcionando respostas para alguém, e não para a equipe inteira, como se o benefício da reunião fosse de uma só pessoa e não de todos, o coach pode parar e dizer: “Por favor, direcionem as respostas pro grupo. A reunião é pra todos saberem o que vocês precisam fazer hoje”.

As pessoas não devem agradecer ou dizer “ótimo”, ou “bom trabalho” depois que alguém terminar de falar, pois a idéia a reunião diária é sincronizar as atividades da equipe, e não agradar as pessoas.

A Equipe Controla o Andamento

A equipe deve tomar conta das suas standup meetings. Isso pode ficar explícito com a apresentação de um token¹ que é passado de pessoa pra pessoa. O token pode ser qualquer objeto, como uma bola, um boneco, um marcador de texto, etc que a pessoa com o direito de falar segura. A pessoa com o token tem o direito de escolher quem será o próximo a falar.

Lidando com Problemas

Quando alguém menciona algum problema que está tendo, é melhor deixar a discussão de como resolver tal problema para o fim da reunião. O motivo é que ninguém terá a idéia do todo antes do fim. Assim, pode ser que antes do fim da reunião seja dito algo que solucione ou ajude na solução do problema. Outro ponto é que nem todos são necessários pra resolver cada problema. Algum membro deve direcionar conversas nas standup meetings, se possível.

Quando alguém citar algum problema, o mesmo precisa ser escrito no quadro para que todos possam vê-lo. Ao fim da reunião os itens que estiverem no quadro são priorizados e assim que forem sendo resolvidos, são riscados. Não há necessidade de manter um log de tais problemas, a não ser que haja muitas interrupções de pessoas de fora.

As standup meetings não devem substituir outras reuniões. Caso haja necessidade de uma discussão mais longa com a equipe inteira, marque uma reunião sobre tal assunto, ao invés de conversar no fim da standup meeting.

O Horário

A maioria das equipes prefere que as standup meetings sejam no início do dia de trabalho. Porém, em algumas equipes isso não é possível – há equipes que são distribuídas pelo mundo em subequipes que acabam trabalhando em diferentes períodos do dia, devido a diferença de fuso horário.

A escolha do horário da reunião é uma decisão da equipe. Isso não fará com que a decisão seja mais fácil, mas deixará com a equipe a responsabilidade, além de deixar claro que a equipe resolve seus problemas sozinha.

Intervenções do Coach

Se o coach não direciona as conversas nas standup meetings, ou as reuniões demoram muito, ele não está agregando nenhum valor como coach. O coach deve ser a consciência da equipe. Quando a equipe começar a se desviar do que foi planejado, ele deve relembrar o plano – de uma forma que não pareça um chato dizendo “Não esqueça isso”, “Não esqueça aquilo”. Os problemas que surgirem devem ser expostos ao coach, para que ele veja como lidar com os mesmos.

Os membros da equipe passam tanto tempo implementando user stories que acabam não vendo o tempo passar. O coach pode relembrá-los de quantos dias faltam para a próxima apresentação de demonstração ou release, para que assim eles possam ver juntos se o que está no quadro reflete o que está sendo feito.

A equipe trabalha num ciclo iterativo. Assim, eles não podem se esquecer de pegar um tempo em cada iteração pra escrever novas user stories junto ao cliente para a próxima release planning. A equipe precisa trabalhar no que foi levantado nas restrospectivas até o fim da iteração.

Às vezes a equipe não discute problemas por acharem que não podem ser resolvidos ou por terem se acostumado com os problemas. Um dos papéis do coach é estudar a equipe através das formas não verbais, como linguagem corporal. Há algumas perguntas-chaves que o coach deve se fazer:

• Todo mundo está engajado, motivado e animado?

• Estão fazendo progresso e trabalhando nas tarefas de maior prioridade?

• Estão trabalhando juntos e se ajudando?

• É possível que a equipe se concentre e trabalhe sem interrupções?

A não ser que a equipe esteja muito desfocada, as intervenções acima devem ser seguidas depois da reunião, ou deixadas para a próxima retrospectiva.

Situações Problemáticas

Pessoas Que Chegam Atrasadas

Ninguém deve repetir o que foi discutido para os que chegarem atrasados. Além de ser desrespeitoso com os que estavam no horário correto, parecerá que não há problemas em chegar atrasado.

Há equipes que concordam com que as pessoas que chegam atrasadas paguem uma pequena quantia em dinheiro, e depois o dinheiro é usado pra equipe sair pra comer ou beber juntos. Essa abordagem precisa de muito cuidado pra ser usada, pois algumas pessoas podem se sentir à vontade pagando uma pequena taxa e chegando atrasadas.

Se alguma pessoa chega constantemente atrasada, a pessoa mais indicada para conversar com ela sobre isso e tente entender o problema é o coach (mas qualquer um da equipe pode fazer isso). Porém, independente do problema, algo precisa ser feito pra que tal pessoa esteja presente nas reuniões.

Reuniões Que Demoram Muito

Se a standup meeting leva mais de quinze minutos a equipe tem que torná-la mais rápida. É recomendável que nesse caso se prendam às perguntas básicas, com cada um respondendo às perguntas e deixando as discussões pro fim.

Não há necessidade de cada um falar sobre cada detalhe do que fez ontem; o que deve ser discutido é apenas o que é importante pra que todos da equipe fiquem atualizados do produto como um todo. O foco são as coisas mais importantes para que as tarefas mais relevantes sejam cumpridas hoje e o que precisa ser feito pra que tudo fique no prazo.

Caso a equipe seja grande (com mais de dez pessoas), as standup meetings podem acabar fazendo com que alguns membros fiquem entendiados, não ouçam aos outros, e a equipe pode acabar perdendo os benefícios da standup meeting. Uma das maneiras de tentar fugir desse caso é fazendo perguntas sobre cada user story do quadro, ao invés de fazer perguntas individuais.

A melhor alternativa pra equipes grandes é dividí-la em subequipes, que planejam separadamente e têm standup meetings mais curtas. Assim, as subequipes coordenam seu trabalho através de uma nova reunião chamada scrum of scrums;